Hvordan skriver man en god e-mail?

Okay, lad os prøve at få den her e-mail-guide til at føles lidt mere… menneskelig. Her går vi:

Okay, så… hvordan skriver man egentlig en god e-mail? Det er et spørgsmål, jeg har stillet mig selv alt for mange gange. Man skulle jo tro, det var nemt, ikke? Men nej, der er faktisk en hel kunst i det. Jeg har lært det på den hårde måde, kan jeg godt sige.

En god e-mail… Min version, vel og mærke:

• Hvad vil du egentlig opnå? Det er det første, du skal spørge dig selv om. Hvad præcis skal modtageren gøre, når de har læst din mail? Vil du have dem til at svare? Møde dig? Godkende noget? Vær knivskarp! Hvis du ikke ved det, hvordan skal de så? Jeg husker engang, jeg sendte en mail til min chef om et projekt, og jeg var så usikker på, hvad jeg ville have ham til at gøre, at han bare svarede “Okay”. “Okay?!” Jeg stod der bare og tænkte: “Okay…hvad betyder det?!” Pointen er: Vær tydelig.

• Direkte til sagen, tak! Jeg hader virkelig lange e-mails, der snor sig som en slange i ørkenen. Bare kom til pointen! Præsenter din konklusion, DIT vigtigste budskab, lige i starten. Som en god appetizer, der får folk til at ville mere. Hvorfor spilde folks tid? Jeg har selv prøvet at læse mails, hvor jeg var halvvejs igennem, før jeg overhovedet anede, hvad de ville. Frustrerende, ikke?

• Struktur, baby! Del dine argumenter op i små bidder. Små, lækre, fordøjelige bidder. Overskuelige afsnit. Ingen vil læse en mur af tekst. Tænk på det som et lækkert måltid – serveret i rette portioner. Eller, ja, et kapitel i en bog. Hvem orker at læse en hel mur af tekst uden pauser?

• Bevis din pointe! “Tro mig” er ikke nok. Du skal bevise dine argumenter! Konkrete beviser, fakta, statistikker… Det er det, der skaber tillid. Jeg kan huske, da jeg prøvede at overbevise min kollega om, at vi skulle bruge en ny software. Jeg sagde bare, det var “bedre”. Han var skeptisk. Da jeg så viste ham statistik på, hvor meget tid vi ville spare, var han solgt. Tal taler, folkens! Selvom… nogle gange føles statistik lidt tør, ikke? Prøv at få det til at lyde… ja, som om du faktisk brænder for det.

• Gentag… med stil! Afslut med en tydelig “call to action”. Hvad skal de gøre nu? Gentag det! Ikke skrigende, men med eftertryk. “Jeg ser frem til at høre fra dig” eller “Lad mig vide, hvis du har spørgsmål” er okay, men nogle gange vil du have noget mere direkte. “Vil du bekræfte tidspunktet?” f.eks. Hvad med… “Så, er vi enige? Sæt kryds her og send retur!” Okay, måske ikke helt så direkte, men… i ved, hvad jeg mener.

• FANG opmærksomheden! Emnelinjen… den er altafgørende! Den skal fange opmærksomheden, give dem en fordel. Tænk på den som overskriften på en god artikel. Hvad får dem til at åbne mailen i første omgang? “Møde i morgen” er kedeligt. “Spar 2 timer om ugen – Møde i morgen” er bedre. Jeg har selv brugt timer på at finjustere emnelinjer for at få flere til at åbne mine mails. Det er seriøst en investering. Og ja, nogle gange er det svært. Men det er det værd.

Så der har du det. Min… lidt mere personlige version af, hvordan man skriver en god e-mail. Håber, det hjælper! Og husk: Øvelse gør mester. Så bliv ved med at skrive! Og ja, du kommer til at lave fejl. Men det er okay. Det er sådan, vi lærer.