Hvornår må man hensætte til tab?

Hvornår kan du med god samvittighed hensætte til tab? En guide til at navigere i uerholdelige fordringer

Som virksomhedsejer er det en bitter pille at sluge, når en kunde ikke betaler sin faktura. Desværre er det en realitet mange kommer ud for, og spørgsmålet bliver så: Hvornår må man erkende, at en fordring er uerholdelig og hensætte den til tab?

Hensættelse til tab handler om at tilpasse dit regnskab til virkeligheden. Det er en måde at bogføre et tab på en fordring (penge du har til gode), når du har en berettiget forventning om, at du ikke vil modtage betaling. Det er altså ikke bare en pessimistisk forudsigelse, men en velbegrundet antagelse baseret på konkrete omstændigheder.

Hvornår er det tid til at hensætte?

Der er ikke én enkelt "magisk" dato, men der er en række faktorer, der spiller ind i vurderingen:

• Debitors økonomiske situation: Er debitoren gået konkurs, i betalingsstandsning, eller har vedkommende andre alvorlige økonomiske problemer? Dette er et stærkt signal om, at betaling måske ikke er realistisk.
• Manglende svar og ignorerede rykkere: Har du forgæves forsøgt at kontakte debitoren gentagne gange? Ignorerer de dine rykkere og henvendelser? Gentagen manglende respons tyder på, at de ikke har intentioner om at betale.
• Udsigtsløse inkassoforsøg: Har du forsøgt at inddrive gælden via inkasso, uden held? Hvis inkassobureauet har vurderet, at det er usandsynligt at inddrive beløbet, er det et stærkt argument for at hensætte til tab.
• Andre specifikke omstændigheder: Er der for eksempel en tvist om fakturaen, som ikke kan løses? Er varen blevet returneret og accepteret som kreditnota? Er der tale om en lille, ubetydelig sum, hvor omkostningerne ved at inddrive beløbet overstiger værdien?

Fleksibilitet og sund fornuft:

Det vigtigste at huske er, at du ikke behøver 100% sikkerhed, før du kan hensætte til tab. Loven kræver ikke, at du har udmattende dokumentation eller at du skal hensætte hele beløbet. Du kan nøjes med at hensætte den del af fordringen, du anser for uerholdelig.

Det er altså en vurdering, der baseres på din sunde fornuft og kendskab til sagen. Du skal kunne begrunde din beslutning, hvis Skat spørger, men du behøver ikke at føle dig tvunget til at forfølge en udsigtsløs sag til sidste blodsdråbe.

Husk:

• Dokumentation er stadig vigtig: Selvom der ikke er krav om omfattende dokumentation, så husk at gemme al relevant korrespondance, rykkere, inkassobrev osv.
• Konsulter din revisor: Hvis du er i tvivl, bør du altid konsultere din revisor. De kan give dig skræddersyet rådgivning baseret på din virksomheds specifikke situation.
• Hensættelsen kan annulleres: Hvis debitoren mod forventning betaler senere hen, kan du annullere hensættelsen og indtægtsføre beløbet igen.

Hensættelse til tab er en del af at drive forretning. Ved at vurdere situationen realistisk og træffe beslutninger baseret på information og sund fornuft, kan du holde dit regnskab præcist og undgå unødige økonomiske overraskelser.