Hvilke bilag skal gemmes digitalt?

Hvilke typer bilag omfatter loven?

For at overholde gældende regler skal du have styr på en lang række bilagstyper i din daglige drift. Her er de vigtigste kategorier, der skal ind i systemet: Salgsfakturaer: Alle udstedte fakturaer til dine kunder. Købsfakturaer og kvitteringer: Regninger, boner og kvitteringer for virksomhedens udgifter. Bankbilag: Kontoudtog, låneaftaler og dokumentation for alle finansielle transaktioner. Løn- og personalebilag: Lønsedler og bilag vedrørende udbetalinger til ansatte. Kontrakter og aftaler: Bindende aftaler med leverandører eller lejekontrakter af økonomisk betydning for regnskabet.

Krav til det digitale bilag og opbevaring

Det er ikke nok bare at tage et billede og gemme det tilfældigt. Systemet og bilagene skal opfylde bestemte standarder for at sikre sporbarhed og gennemsigtighed. 1. Indhold: Bilaget skal indeholde udstedelsesdato, beløb, produkt eller ydelse samt navn, adresse og CVR- eller SE-nummer på både køber og sælger. 2. Tilgængelighed: Materialet skal opbevares sikkert i det krav til bilag i digitalt bogføringssystem i [link url=biler/hvor-lang-tid-skal-bilag-gemmes.html]5 år efter regnskabsårets udløb/link. 3. Sikkerhed: Systemet skal automatisk sørge for sikkerhedskopiering, så data ikke kan gå tabt ved tekniske svigt.

Ofte stillede spørgsmål om digitale bilag

Når virksomheder skifter til digital bogføring, opstår der ofte tvivl om overgangen fra papir til skærm. Lad os se nærmere på de mest almindelige overvejelser.

Sammenligning af bilagshåndtering: Fysisk vs. Digital

Fysisk papirarkiv

• Risiko for brand, vandskade eller at bilag falmer og forsvinder.
• Kræver fysiske ringbind og arkivplads i 5 år.
• Kræver fysisk tilstedeværelse for at finde et specifikt bilag frem.

Digitalt bogføringssystem (Anbefalet)

• Høj datasikkerhed og beskyttelse mod tab af bilag.
• Foregår i skyen med automatisk backup.
• Tilgængeligt over alt fra computer eller mobil med adgang til systemet.

Mads og digitaliseringen af tømrervirksomheden

Mads driver en mindre tømrervirksomhed og var vant til at samle alle fysiske kvitteringer i en stor skobox, som han afleverede til revisoren en gang om året.

Da loven om digital bogføring trådte i kraft, indså han, at denne metode ikke længere holdt, og oplevede først stor modstand mod at skulle bruge tid på scanning og mobil-apps.

Han fandt dog et godkendt system, hvor han blot tager et billede af benzinkvitteringer og materialekøb direkte på pladsen, hvorefter bilaget automatisk matches med banken.

Efter få uger opdagede Mads, at han sparede flere timer hver måned på administration, og hans revisor fik glæde af fejlfrie og fuldt tilgængelige bilag.