Hvornår skal bilag gemmes digitalt?

Digital Bilagsopbevaring: Er din Virksomhed Klar?

Fra og med 2025 tager Danmark et stort skridt mod en mere digital økonomi. Størstedelen af danske selskaber skal nemlig gemme deres bilag digitalt, og fra 1. januar 2026 følger enkeltmandsvirksomheder trop. Dette er ikke en anbefaling, men et lovkrav, og det er essentielt for alle virksomheder at forberede sig grundigt for at undgå sanktioner.

Hvad betyder det for din virksomhed?

Den kommende lovgivning dikterer, at stort set alle bilag skal gemmes i et digitalt format. Tiden med fysiske mapper fyldt med kvitteringer og fakturaer er snart forbi. Det gælder alt fra købsfakturaer og salgsfakturaer til lønsedler og bankudskrifter – alle dokumenter, der dokumenterer transaktioner og økonomiske aktiviteter i virksomheden, skal digitaliseres og opbevares sikkert i et digitalt arkiv.

Ingen indfasning – Handl nu!

Det er vigtigt at understrege, at der ikke er nogen indfasningsperiode. Fra de respektive datoer er de nye regler gældende uden undtagelser. Det betyder, at der ikke er tid til at vente og se tiden an. Virksomheder bør allerede nu begynde at undersøge de forskellige digitale løsninger, der findes på markedet, og implementere de nødvendige ændringer i deres arbejdsgange.

Hvorfor digitalisering?

Digitaliseringen af bilagsopbevaring er ikke blot et lovkrav, men også en mulighed for at effektivisere virksomhedens drift. Fordelene er mange:

• Nemmere adgang: Bilagene er tilgængelige med få klik, uanset hvor du befinder dig.
• Tidsbesparelse: Find hurtigt de bilag, du har brug for, uden at skulle rode gennem mapper og arkiver.
• Omkostningsbesparelse: Reducér udgifter til fysisk opbevaring, papir og print.
• Bedre sikkerhed: Digitale arkiver giver mulighed for at beskytte dine bilag mod brand, vandskade og tyveri.
• Nemmere revision: Gør det lettere at fremlægge dokumentation ved revision.

Hvordan forbereder du dig?

1. Undersøg markedet for digitale løsninger: Der findes et bredt udvalg af software og tjenester, der kan hjælpe dig med at digitalisere og opbevare dine bilag. Vælg en løsning, der passer til din virksomheds størrelse og behov.
2. Implementer en klar proces: Definer en klar proces for, hvordan bilag skal digitaliseres og opbevares. Dette sikrer ensartethed og effektivitet.
3. Træn dine medarbejdere: Sørg for, at alle medarbejdere, der håndterer bilag, er klædt på til at bruge den nye digitale løsning.
4. Start i god tid: Begynd digitaliseringen af dine bilag i god tid, så du er klar til den nye lovgivning træder i kraft. Det giver dig mulighed for at finjustere processen og undgå stress i sidste øjeblik.
5. Konsultér en revisor: Få rådgivning fra din revisor om, hvordan du bedst forbereder din virksomhed på den nye lovgivning.

Konklusion

Den kommende lovgivning om digital bilagsopbevaring er en realitet, og det er afgørende, at alle virksomheder tager de nødvendige skridt for at forberede sig. Ved at handle nu og implementere en effektiv digital løsning kan din virksomhed ikke kun overholde loven, men også opnå en række fordele, der kan bidrage til en mere effektiv og konkurrencedygtig drift. Lad ikke denne overgang blive en stressfaktor – tag styringen nu og gør din virksomhed klar til fremtiden!