Hvilke bilag skal gemmes elektronisk?

Hvilke bilag skal gemmes elektronisk?

Ifølge bogføringsloven er alle virksomheder i Danmark forpligtet til at opbevare deres bilag digitalt. Dette gælder både for fakturaer og andre bilag, der dokumenterer virksomhedens økonomiske transaktioner.

Hvilke bilag er omfattet af kravet?

Lovgivningen omfatter alle bilag, der relaterer sig til virksomhedens økonomiske forhold. Dette omfatter:

• Fakturaer (salg og køb)
• Kontoudtog
• Banktransaktioner
• Kreditnotaer
• Debetnotaer
• Kvitteringer
• Kontraktdokumenter

Hvorfor er det vigtigt at gemme bilag digitalt?

Digital opbevaring af bilag har flere fordele:

• Sikkerhed: Digitale bilag er mere sikre end papirbilag, da de ikke kan gå tabt eller ødelægges.
• Nem adgang: Digitale bilag kan nemt gemmes, organiseres og søges på, hvilket gør dem let tilgængelige, når du har brug for dem.
• Pladsbesparelse: Digital opbevaring af bilag frigiver værdifuld plads på kontoret, som ellers ville være optaget af papirdokumenter.
• Miljøvenlighed: Ved at gemme bilag digitalt kan du reducere din brug af papir og dermed bidrage til miljøet.

Hvordan gemmes bilag digitalt?

Der er flere måder at gemme bilag digitalt på:

• Digitalt bogføringssystem: Mange bogføringssystemer tilbyder muligheden for at scanne og gemme bilag digitalt.
• Bilagsscannere: Du kan bruge en bilagsscanner til at scanne dine bilag og gemme dem i et digitalt format.
• Dokumenthåndteringssystemer: Disse systemer giver dig mulighed for at gemme, organisere og søge på dine digitale bilag.

Konsekvenser ved ikke at opbevare bilag digitalt

Hvis du ikke overholder kravet om digital opbevaring af bilag, kan du risikere bøder eller andre sanktioner. Desuden kan du gøre det sværere for dig selv at føre et korrekt og ajourført regnskab.

Ekstra tips

• Gem dine bilag i et sikkert format, f.eks. PDF eller XML.
• Sørg for løbende at sikkerhedskopiere dine digitale bilag.
• Opbevar dine bilag i mindst fem år, som krævet af lovgivningen.