Hvordan slutter man en email?

Afslutningen på e-mailen: Mere end bare en hilsen

En velskrevet e-mail afhænger ikke kun af et klart og præcist indhold, men også af en passende afslutning. Afslutningen sætter prikken over i’et og afspejler din tone og professionalisme. Mens en uformel besked til en ven kan slutte med et enkelt “Hej”, kræver professionelle e-mails en mere omhyggelig tilgang. Den rigtige afslutning kan nemlig styrke dit budskab og efterlade et positivt indtryk. Men hvordan finder man den perfekte afslutning?

Dansk Sprognævn understreger, at “Med venlig hilsen” og “Venlig hilsen” er de mest almindelige og anbefalelsesværdige valg i formelle sammenhænge. Disse hilsner er neutrale, respektfulde og passer til kommunikation med virksomheder, offentlige institutioner og i andre professionelle situationer. De udstråler en passende grad af formalitet uden at virke alt for stift eller formelt.

Men hvad nu hvis du ønsker at tilpasse afslutningen til modtageren og situationen? Her er nogle muligheder, der kan variere afhængig af konteksten:

• For mere personlige relationer: “Mange hilsner”, “Bedste hilsner”, eller endda et simpelt “De bedste” kan bruges, hvis du har en etableret relation til modtageren. Disse afslutninger signalerer en varmere og mere personlig tone, men bør stadigvæk anvendes med omhu i professionelle sammenhænge.

• Efter en forespørgsel: “På forhånd tak for din besvarelse,” eller “Jeg ser frem til at høre fra dig,” kan være passende afslutninger, når du venter på et svar. Disse er positive og opfordrer til handling.

• Efter en klage eller kritisk besked: Selv i en kritisk besked er en høflig afslutning vigtig. “Med venlig hilsen” kan stadig bruges, men man kan også overveje at tilføje en sætning som: “Jeg håber, at vi kan finde en løsning på dette problem.”

• Undgå at misbruge afslutninger: Overdrevent personlige hilsner som “Knus” eller “Kram” er upassende i professionelle e-mails, ligesom afslutninger med uformelt slang.

Det handler i bund og grund om at finde den rette balance. Overvej altid din relation til modtageren og formålet med din e-mail, før du vælger afslutning. En velvalgt afslutning bidrager til en professionel og vellykket kommunikation. Husk at en afslutning der er lige så velovervejet som resten af e-mailen, vil give et positivt og professionelt indtryk.