Hvad skal der stå på et bilag?

Bilaget – Nøglen til et Sundt Regnskab

I en verden fyldt med papirarbejde og økonomiske transaktioner er et bilag en uundværlig bestanddel for enhver virksomhed, uanset størrelse. Det er mere end blot et stykke papir; det er dokumentationen, der holder styr på pengestrømmene og sikrer et korrekt og gennemsigtigt regnskab. Men hvad skal der egentlig stå på et bilag for at det er gyldigt og brugbart i bogføringen? Lad os dykke ned i de essentielle elementer.

Hvad er formålet med et bilag?

Før vi går i detaljer, er det vigtigt at forstå bilagets formål. Et bilag fungerer som bevis for en økonomisk transaktion. Det kan være en faktura fra en leverandør, en kvittering for en udgift, eller en intern dokumentation for en omrokering af penge. Uden et korrekt udfyldt bilag kan det være svært at spore og validere transaktioner, hvilket kan føre til fejl i regnskabet og problemer med skattemyndighederne.

De 7 gyldne regler: Hvad skal et bilag indeholde?

For at sikre, at et bilag er gyldigt og brugbart i regnskabet, skal det som minimum indeholde følgende oplysninger:

1. Fortløbende bilagsnummer: Hvert bilag skal have sit eget unikke nummer. Dette gør det nemmere at organisere og finde bilagene igen i fremtiden. Systemet for nummereringen kan variere fra virksomhed til virksomhed, men det vigtigste er, at det er konsekvent og logisk.

2. Dato: Datoen for transaktionen er afgørende. Den bestemmer, hvornår transaktionen skal bogføres, og sikrer at regnskabet afspejler de faktiske forhold.

3. Sælgers oplysninger (CVR-nummer): For at kunne verificere transaktionen og sikre dens legitimitet, skal bilaget indeholde oplysninger om sælgeren eller leverandøren. Her er sælgerens navn, adresse og CVR-nummer (eller tilsvarende identifikationsnummer for udenlandske virksomheder) vigtigt.

4. Købers navn og adresse (CVR-nummer, hvis relevant): På samme måde skal bilaget tydeligt angive køberen. Det inkluderer navn, adresse og CVR-nummer, hvis køberen er en virksomhed. For privatpersoner er CVR-nummer naturligvis ikke relevant.

5. Købets art: En klar beskrivelse af, hvad der er købt, er essentiel. Dette kan være i form af en specifikation af de varer eller ydelser, der er leveret. Undgå vage beskrivelser som “diverse” eller “konsulentydelser” – vær så præcis som muligt.

6. Momssats: Angiv den momssats, der er gældende for de specifikke varer eller ydelser. Det kan være 0%, 6%, 12% eller 25% afhængigt af typen af vare eller ydelse.

7. Momsbeløb: Det samlede momsbeløb skal tydeligt fremgå af bilaget. Dette gør det nemmere at beregne den fradragsberettigede moms.

Ekstra tips til et perfekt bilag:

• Læselighed: Sørg for, at alle oplysninger er letlæselige. Håndskrevne bilag bør skrives tydeligt, og udskrevne bilag skal have en god skriftstørrelse.
• Originaler: Opbevar så vidt muligt originalbilag. Hvis det ikke er muligt, skal du sørge for at have en tydelig og letlæselig kopi.
• Digitalisering: I dag er det almindeligt at digitalisere bilag. Dette gør det nemmere at arkivere og søge efter dem. Sørg for at have en sikker opbevaring af dine digitale bilag.
• Intern dokumentation: Ved interne transaktioner, som fx udbetaling af løn eller interne overførsler, skal der også udarbejdes et bilag, der dokumenterer transaktionen.

Konklusion:

Et bilag er hjørnestenen i et velfungerende regnskab. Ved at sikre, at alle bilag indeholder de nødvendige oplysninger, kan du minimere risikoen for fejl, optimere bogføringsprocessen og være godt forberedt på en eventuel revision. Brug de 7 gyldne regler som en tjekliste, og vær omhyggelig med din bilagsføring – det betaler sig i længden.