Kan firmaer trække kørepenge fra?

Kan firmaer trække kørepenge fra? Dokumenterede satser

Mange virksomheder søger svar på om kan firmaer trække kørepenge fra ved erhvervskørsel. Korrekt håndtering af kørselsgodtgørelse sikrer mod skattemæssige faldgruber og uforudsete administrative efterregninger. Manglende indsigt i de officielle betingelser skaber unødige økonomiske risici for arbejdsgiveren. Læs kravene til dokumentation for at undgå fejl.

Kan firmaer trække kørepenge fra? Forstå de grundlæggende regler

Spørgsmålet om hvorvidt firmaer kan trække kørepenge fra, kan være komplekst og afhænger af flere forskellige driftsmæssige og skattemæssige faktorer. Samtalen om kørepenge eller kørselsgodtgørelse rummer ofte en række misforståelser omkring, hvad virksomheder rent faktisk kan fratrække, og hvordan udbetalingen skal håndteres over for medarbejderne.

Når en virksomhed udbetaler kørselsgodtgørelse, dækker den over medarbejderens udgifter til erhvervsmæssig kørsel i egen bil. Det kan dreje sig om udgifter til benzin, vedligeholdelse, forsikring og vægtafgift. For at beløbet kan forblive skattefrit for medarbejderne og dermed opfylde kravene som fradragsberettiget driftsomkostning for firmaet, skal en række strenge betingelser overholdes.

Skattefri kørselsgodtgørelse kontra faste beløb

For at en skattefri kørselsgodtgørelse arbejdsgiver udbetaler er gyldig, skal det ske på baggrund af de officielle satser og baseres på den faktiske, dokumenterede kørsel. Satsen for kørsel i egen bil udgør 3,94 kr. pr. kilometer for de første 20.000 kilometer årligt, og 2,28 kr. pr. kilometer for kørsel derover. ^[1]

Når en virksomhed vælger at udbetale et fast beløb i kørepenge uafhængigt af den faktiske kørsel, ændrer situationen sig fuldstændigt. Et fast uforanderligt beløb betragtes af skattemyndighederne som skattepligtig løn, hvilket betyder, at firmaet skal indeholde A-skat og AM-bidrag af beløbet.

Hvordan fungerer 60-dages-reglen for kørepenge?

En af de største faldgruber for virksomheder og medarbejdere er den såkaldte 60-dages-regel. Det er vigtigt at have styr på kørselsgodtgørelse 60 dages reglen, som slår fast, at en medarbejder maksimalt kan modtage skattefri kørselsgodtgørelse for kørsel mellem hjem og en midlertidig arbejdsplads i 60 arbejdsdage inden for en rullende periode på 12 måneder. ^[2]

Når medarbejderen har kørt til den samme midlertidige arbejdsplads på 60 arbejdsdage, ophører muligheden for at udbetale skattefri godtgørelse for netop den strækning. Kørsel mellem hjem og en fast arbejdsplads har i det hele taget aldrig kunnet omfattes af skattefri kørselsgodtgørelse.

For at genstarte 60-dages-perioden skal medarbejderen typisk have arbejdet på andre arbejdspladser i en sammenhængende periode. Virksomheder skal derfor føre nøje regnskab med antallet af rejsedage for at undgå ubehagelige overraskelser under en skatterevision.

Krav til kørebog og dokumentation over for SKAT

Dokumentation er fuldstændig afgørende, når en virksomhed udbetaler kørepenge. Skattemyndighederne kræver, at der føres en detaljeret kørebog for al erhvervsmæssig kørsel, der berettiger til skattefri godtgørelse.

En gyldig kørebog skal som minimum indeholde dato for kørslen, formålet med turen, start- og slutadresse, antal kørte kilometer samt bilens registreringsnummer for at imødekomme krav til kørebog skat. Hvis kørebogen mangler disse oplysninger, kan skattemyndighederne underkendelsen af godtgørelsen, hvorefter udbetalingerne efterreguleres som skattepligtig løn.

Når virksomheden udbetaler den skattefri kørselsgodtgørelse, har den desuden pligt til at indberette beløbet elektronisk til Skattestyrelsen via eIndkomst. Manglende indberetning eller sjusket bogføring kan medføre bøder og skattesmæk for både virksomhed og medarbejder.

Forskellen på kørselsgodtgørelse og det personlige kørselsfradrag

Det er vigtigt at kende den nøjagtige forskel på kørselsfradrag og kørepenge. Kørselsgodtgørelse udbetales direkte af arbejdsgiveren for kørsel i arbejdsmedfør, hvorimod kørselsfradrag er et skattefradrag, som medarbejderen selv indberetter på sin årsopgørelse for transport mellem hjem og fast arbejdsplads.

Man kan ikke modtage skattefri kørselsgodtgørelse og samtidig opnå kørselsfradrag for præcis den samme kørsel. Virksomheder skal derfor sikre sig, at der ikke opstår dobbeltkompensation, hvilket ofte skaber forvirring i forbindelse med medarbejdernes skatteforhold.

Sammenligning af ordninger for kørsel

Skattefri kørselsgodtgørelse (Kørepenge)

• Arbejdsgiveren udbetaler beløbet direkte til medarbejderen.
• Underlagt 60-dages-reglen ved kørsel til midlertidige arbejdspladser.
• Kræver kørsel i egen bil i anledning af arbejdet og føring af kørebog.
• Skattefrit for medarbejderen op til de fastsatte satser.

Personligt kørselsfradrag

• Udbetales ikke af firmaet, men gives som et fradrag via årsopgørelsen.
• Uafhængig af bilens faktiske udgifter eller kilometerantal i øvrigt.
• Gælder sædvanlig kørsel mellem hjem og fast arbejdsplads over 24 km dagligt.
• Nedsætter den skattepligtige indkomst for den ansatte.

Hjem-IS-sælgerens udfordringer med kørselsregnskab

Thomas, en regionschef bosat i Odense, skulle besøge forskellige midlertidige salgskontorer og lagerlokaler rundt om på Fyn i egen bil. I begyndelsen glemte han ofte at skrive kilometer ind i en fast kørebog og modtog bare et fast månedligt beløb fra firmaets bogholderi.

Da Skattestyrelsen foretog en stikprøvekontrol hos virksomheden, opstod der straks problemer, fordi de udbetalte kørepenge blev klassificeret som skattepligtig løn, da beløbet var fast og manglede specifik kilometerdokumentation.

Thomas og virksomhedens regnskabsafdeling måtte gennemgå tre måneders kørsler manuelt, genskabe kvitteringer og indføre en digital kørebog for at dokumentere de faktiske erhvervsmæssige ture.

Efter omlægningen til digital registrering og overholdelse af 60-dages-reglen undgør firmaet yderligere skattesmæk, og Thomas modtager nu korrekt skattefri kørselsgodtgørelse baseret på de faktiske kilometer.

Dette indhold har udelukkende karakter af generel information og oplysning om gældende skatteregler. Da skattelovgivning og praksis kan ændre sig, anbefales det altid at rådføre sig med en revisor eller Skattestyrelsen vedrørende konkrete virksomhedsforhold.