Hvornår skal man journalisere?

Hvornår skal du journalisere? Hurtig og korrekt journalisering sikrer sporbarhed og effektivitet.

I enhver organisation, uanset størrelse og sektor, er effektiv journalisering en hjørnesten i god forvaltningsskik og sikrer transparens og sporbarhed i sagsbehandlingen. Men hvornår præcist skal man journalisere et dokument, og hvad sker der, hvis man overskrider de fastsatte tidsfrister? Denne artikel giver dig et overblik over de vigtigste principper for rettidig journalisering.

Hovedreglen: Hurtighed og præcision

Generelt gælder det, at dokumenter skal journaliseres så hurtigt som muligt efter modtagelse eller afsendelse. Dette sikrer, at informationen er tilgængelig for relevante medarbejdere og at sagens historik er korrekt dokumenteret fra start. Mere specifikt kan man skitsere følgende retningslinjer:

• Breve (modtaget eller afsendt): Journalisering bør ske inden for 3-4 arbejdsdage fra modtagelses- eller afsendelsesdatoen.
• E-mails (modtaget eller afsendt): Her er målet at journalisere inden for 7 arbejdsdage fra modtagelses- eller afsendelsesdatoen.

Disse tidsfrister er vejledende og kan justeres internt i en organisation afhængigt af ressourcer, sagsmængde og interne procedurer. Det vigtigste er, at der er klare retningslinjer og at de følges konsekvent.

Hvorfor er hurtig journalisering så vigtig?

• Sporbarhed: Hurtig journalisering sikrer, at al relevant korrespondance og dokumentation er let tilgængelig og sporbar. Dette er essentielt for at kunne følge en sags udvikling og træffe informerede beslutninger.
• Effektiv sagsbehandling: Ved at journalisere hurtigt undgår man, at dokumenter “forsvinder” i indbakken eller på skrivebordet. Dette frigiver tid og ressourcer, og bidrager til en mere effektiv sagsbehandling.
• Transparens og dokumentation: Journalisering er et vigtigt led i at sikre transparens i organisationens arbejde. Det dokumenterer, hvad der er modtaget, sendt og behandlet i en sag, hvilket er essentielt i forbindelse med aktindsigt og eventuelle klager.
• Overholdelse af lovgivning: I mange tilfælde er der lovmæssige krav til journalisering. Manglende journalisering kan derfor have juridiske konsekvenser.

Hvad hvis tidsfristen overskrides?

Uforudsete omstændigheder kan naturligvis føre til forsinkelser i journaliseringsprocessen. Det er afgørende, at disse forsinkelser dokumenteres og forklares. Denne dokumentation bør indeholde:

• Årsagen til forsinkelsen: Var der tale om sygdom, tekniske problemer, ferie eller en særligt travl periode?
• Hvilke dokumenter er berørt: Specifiser hvilke breve eller e-mails der er tale om.
• Hvilke tiltag er iværksat for at rette op på situationen: Er der sat ekstra ressourcer af til at indhente forsinkelsen?
• Forventet dato for journalisering: Hvornår forventes journaliseringen at være gennemført?

Ved at dokumentere og forklare forsinkelser, viser man, at man er bevidst om problemet og aktivt arbejder på at løse det. Dette er vigtigt for at opretholde tilliden til organisationens forvaltningsskik.

Konklusion

Hurtig og korrekt journalisering er en vigtig del af god forvaltningsskik. Ved at følge de retningslinjer, der er beskrevet ovenfor, kan organisationer sikre sporbarhed, effektiv sagsbehandling, transparens og overholdelse af lovgivningen. Husk, at selvom tidsfristerne er vejledende, er det vigtigste, at der er klare interne retningslinjer og at disse følges konsekvent. Og skulle uheldet være ude, er dokumentation og forklaring nøglen til at minimere de negative konsekvenser af en forsinkelse.