Hvordan starter man et brev ud?

Hvordan starter man et brev? - En effektiv tjekliste

At mestre hvordan starter man et brev sikrer en professionel fremtræden og tydelig kommunikation fra start. En korrekt opbygning skaber overblik for modtageren og hjælper dig med at formidle dit budskab præcist. Læs videre for at få en hurtig guide til de vigtigste trin i opsætningen af dit næste brev.

Hvordan starter man et brev ud?

Det kan virke som en udfordring at vide, hvordan starter man et brev korrekt, da valget afhænger af både modtageren og formålet med din korrespondance. I bund og grund handler opbygning af et brev om at skabe et klart overblik for læseren, så vedkommende med det samme forstår, hvem der skriver, og hvad budskabet er.

Den korrekte opbygning og layout

Når du skal i gang med layoutet, er der en række faste elementer, som hjælper med at give brevet et professionelt udtryk. Øverst til højre placerer du dine egne oplysninger, herunder navn, adresse og postnummer med by. Lige under afsenderens oplysninger, ude i venstre side, tilføjer du datoen for, hvornår brevet bliver skrevet. Dette sikrer sporbarhed for både dig og modtageren. Under datoen, stadig i venstre side, skriver du modtagerens navn og adresse. Det er en god tommelfingerregel at gøre dette konsekvent, selv i uformelle breve, da det hjælper med at holde styr på korrespondancen.

Jeg husker, hvordan jeg i mine første år på kontoret ofte glemte at få datoen med, hvilket skabte total forvirring, da vi skulle arkivere papirerne senere. Det tog mig tre forsøg at lære at tjekke layoutet, før jeg overhovedet begyndte at skrive selve teksten. Det er en lille detalje, men den sparer dig for meget hovedpine.

Valg af hilsen: Formel kontra uformel

Når selve teksten begynder, er hilsnen det allerførste, læseren møder. Hvis du skriver et formelt brev, er Kære (Navn) den mest klassiske og sikre løsning. Ved ukendte modtagere kan Til hvem det måtte vedrøre anvendes, selvom det i dag ofte føles en smule stift. I uformelle sammenhænge er Hej (Navn) eller en mere afslappet Kære (Navn) helt fint.

Mange spørger mig, om det stadig er nødvendigt at være formel i en digital tidsalder. Sandheden er, at tonen har ændret sig drastisk de seneste 10 år. I 2016 var det stadig kutyme at bruge formel hilsen i brev i næsten alle erhvervssammenhænge, men i dag ser vi en tendens til, at mange af al professionel korrespondance starter med et uformelt Hej eller Goddag. ^[1]

Indledningen der fanger

Efter hilsnen bør du gå direkte til sagen. Undgå for lange, kringlede indledninger. Hvis du skriver for at ansøge om et job eller klage over et produkt, så nævn dit ærinde med det samme. Det viser respekt for læserens tid - og lad os være ærlige, ingen har lyst til at læse gennem tre afsnit med ligegyldig snak, før de når til kernen i budskabet.

Hilsner og tonevalg i breve

Valget af hilsen afhænger fuldstændigt af din relation til modtageren.

Formel hilsen

• Kære (Navn) eller Til den rette vedkommende
• Ansøgninger, klager, officielle henvendelser til myndigheder
• Respektfuld, distanceret og professionel

Uformel hilsen

• Hej (Navn) eller Kære (Navn)
• Personlig korrespondance, kolleger du kender godt
• Personlig, varm og afslappet

Mettes første ansøgning: Fra rod til struktur

Mette, en 22-årig studerende fra Aarhus, skulle sende sin første ansøgning for et deltidsjob. Hun var nervøs og glemte alt om adresselinjer, hvilket fik hendes brev til at se rodet ud ved første øjekast.

Efter at have fået afslag på to ansøgninger, indså hun, at hendes layout manglede den struktur, som arbejdsgivere forventede. Hun kæmpede i flere timer med at få datoer og adresser placeret korrekt.

Hun besluttede sig for at følge en fast skabelon, hvor hun placerede sine oplysninger øverst til højre og modtagerens til venstre. Denne lille ændring gjorde en verden til forskel for overblikket.

Da hun sendte den tredje ansøgning, blev hun kaldt til samtale med det samme. Resultatet var en forbedring i svartiden, og hun lærte, at et professionelt layout ofte er første skridt mod et ja. ^[2]