Hvor længe må arbejdsgiver beholde oplysninger?

hvor længe må arbejdsgiver beholde oplysninger: Regler for opbevaring

hvor længe må arbejdsgiver beholde oplysninger er helt afgørende for at undgå ulovlig behandling af personlige ansøgerdata. Korrekt håndtering beskytter virksomheden mod alvorlige retlige risici og sikrer fuldstændig overholdelse af gældende databeskyttelsesprincipper under hele rekrutteringsforløbet. Læs med her for at beskytte virksomheden mod unødige og kostbare sanktioner.

Hvor længe må arbejdsgiver beholde oplysninger om ansøgere?

Arbejdsgivere må som hovedregel opbevare ansøgningsfiler og personoplysninger om ikke-ansatte ansøgere i op til 6 måneder efter, at rekrutteringsprocessen er afsluttet, medmindre ansøgeren har givet et specifikt samtykke til længere opbevaring. I sager hvor der kan være risiko for retssager eller diskriminationssager, vælger nogle virksomheder at gemme data i op til 3 år for at kunne dokumentere forløbet, hvilket stiller krav om en klar og saglig interne politik.

Hvad siger persondatareglerne om sletning af jobansøgninger?

Ifølge datatilsynet opbevaring af ansøgere må virksomheder ikke samle på personfølsomme oplysninger for længe just in case. Persondataforordningen fastslår, at oplysninger ikke må opbevares i længere tid end det, der er nødvendigt til de formål, de er indsamlet til. Når stillingen er besat, forsvinder det oprindelige formål med ansøgningen hurtigt, og her skal HR-afdelingen have faste rutiner for sletning eller anonymisering.

Mange virksomheder synder mod dette og lader mapperne ligge på serveren i årevis, fordi det er nemmere. Men det kan koste dyrt, hvis der kommer et uanmeldt tjek eller en klage over manglende datasikkerhed.

Hvornår må oplysninger gemmes i op til 3 år?

En virksomhed kan vælge at forlænge opbevaring af jobansøgninger regler til 3 år - svarende til forældelsesfristen i visse ansættelsesretslige konflikter - hvis der er et konkret behov for at kunne imødegå eventuelle krav om forskelsbehandling eller brud på ligebehandlingsloven. For at gøre dette lovligt, kræver Datatilsynet dog, at virksomheden kan dokumentere en saglig interesse og har foretaget en skriftlig afvejning af formålet.

Sådan håndterer du samtykke og dokumentation i praksis

Hvis en leder eller HR-medarbejder ønsker at gemme en spændende ansøger til en fremtidig ledig stilling, dur det ikke bare at lade mappen ligge. Der skal indhentes et aktivt og frivilligt samtykke fra ansøgeren for at overholde gældende gdpr regler for ansøgeroplysninger. Indhent samtykke: Spørg altid om lov til at gemme ansøgningen i f.eks. 6 måneder eller 1 år ekstra. Dokumenter formålet: Gør it klart for ansøgeren, hvilke typer data der gemmes. Giv let adgang til tilbagetrækning: Ansøgeren skal til enhver tid kunne trække sit samtykke tilbage.

Her er det værd at huske på, at samtykket skal kunne dokumenteres. Hvis Datatilsynet banker på døren, holder det ikke bare at sige, at vi plejer at gøre sådan i forhold til gdpr regler for ansøgeroplysninger.

Sammenligning af opbevaringsfrister for ansøgeroplysninger

Uden særskilt samtykke (Standard)

• Afslutning af den aktuelle ansættelsesproces
• Op til 6 måneder efter rekrutteringens afslutning
• Generel interne slettepolitik

Med dokumenteret saglig interesse

• Beskyttelse mod juridiske krav og diskriminationssager
• Op til 3 år (svarende til relevante forældelsesfrister)
• Skriftlig begrundelse og risikovurdering

Med aktivt ansøgersamtykke

• Mulighed for at kontakte kandidaten ved fremtidige ledige job
• Efter aftale (typisk 6 til 12 måneder ekstra)
• Dokumenterbart samtykke fra kandidaten

HR-chefens oprydning hos mellemstor handelsvirksomhed

Line, HR-ansvarlig i en virksomhed i Aarhus, opdagede ved et tilfælde, at hendes team lå inde med jobansøgninger fra tre år tilbage. Mapperne lå hulter til bulter på et fælles drev uden nogen form for slettelogik.

Første forsøg på at løse problemet bestod i bare at slette alt ukritisk, hvilket næsten slettede nogle aktive rekrutteringakter til igangværende samtaler, og det skabte panik i afdelingen.

Derefter satte hun sig ind i retningslinjerne, fik oprettet en fast procedure for automatisk sletning efter 6 måneder, og indførte et simpelt system til at indhente samtykke fra de få, der skulle gemmes længere.

Resultatet blev fuldt overblik, ingen risiko for bøder fra Datatilsynet, og en langt mere professionel og sikker håndtering af kandidaternes data.