Hvordan får jeg adgang til min personalemappe?

Aktindsigt: Sådan ser du din personalemappe

Alle offentligt ansatte har ret til aktindsigt i egne personoplysninger for at gennemgå registrerede oplysninger. Det er vigtigt at kende denne ret for at sikre dine rettigheder som ansat. Få indsigt i, hvordan du finder de relevante retningslinjer hos din arbejdsgiver.

Hvordan får jeg adgang til min personalemappe?

Adgangen til egne HR-oplysninger varierer afhængigt af din ansættelse og arbejdspladsens systemer. Der findes forskellige veje, alt efter om du er ansat i det offentlige eller private.

For at få adgang til din personalemappe skal du normalt kontakte din nærmeste leder eller HR-afdelingen, da de administrerer dine oplysninger. Mange arbejdspladser anvender i dag digitale HR-portaler som Emply, Klubben eller Workday, som du ofte selv kan tilgå via arbejdspladsens intranet.

Dine rettigheder som ansat

Som offentligt ansat har du et juridisk krav på aktindsigt i egen personalemappe.^[1] Det betyder, at du har ret til at se de dokumenter, som din arbejdsgiver har registreret om dig. I Region Midtjylland og Region Hovedstaden findes der specifikke retningslinjer, som medarbejdere kan læse via deres respektive intranetsider.

Når du søger ret til aktindsigt som ansat, er det ofte en fordel at være specifik omkring, hvilke oplysninger du ønsker at se. Det gør processen hurtigere for HR-afdelingen, som ofte skal indhente data fra forskellige arkiver eller systemer. Husk at spørge direkte, hvilke kategorier af data de opbevarer.

Hvad indeholder en typisk personalemappe?

En personalemappe indeholder typisk dine ansættelseskontrakter, lønoplysninger, medarbejderudviklingssamtaler (MUS) og eventuelle advarsler eller bemærkninger. Det er en god idé at gennemgå indholdet med jævne mellemrum for at sikre, at oplysningerne er korrekte og opdaterede.

Udfordringer ved digitale systemer

Mange oplever usikkerhed omkring, hvem der har ansvaret for at udlevere data. I store organisationer kan HR-afdelingen være opdelt, så du skal kontakte forskellige teams. Det er ofte her, frustrationen opstår, da ansvarsfordelingen kan være uklar.

Adgangsveje baseret på ansættelsesforhold

Offentlig ansat

• Intranet og formel ansøgning til HR

• Krav på aktindsigt i egen sag

Privat ansat

• Ret til indsigt jf. databeskyttelsesforordningen

• Via HR-portaler eller direkte aftale

Mettes kamp for indsigt i Regionen

Mette, en administrativ medarbejder i en mellemstor kommune, ønskede at se notater fra sine tidligere MUS-samtaler. Hun vidste ikke, om de lå i den fysiske mappe eller i det nye digitale system.

Hun spurgte sin leder, som henviste hende til HR, men HR mente, det var lederens ansvar. Det skabte forvirring og forsinkede processen med to uger.

Mette tog sagen i egen hånd og sendte en formel mail med henvisning til hendes ret til indsigt. Det virkede med det samme.

HR fandt mappestrukturen på tre dage. Hun lærte, at en formel anmodning er langt mere effektiv end løse spørgsmål i gangene.