Hvilke informationer skal der stå på en faktura?

Den perfekte faktura: Undgå fejl og sikre hurtig betaling

En korrekt udfærdiget faktura er mere end blot et dokument; den er fundamentet for en sund økonomi og et velfungerende kundeforhold. En ufuldstændig eller fejlagtig faktura kan forsinke betalingen, skabe unødig administration og potentielt ødelægge tilliden til din virksomhed. Denne artikel giver dig en grundig gennemgang af de essentielle informationer, der skal inkluderes på en professionel faktura.

Det absolutte minimum – de obligatoriske felter:

For at sikre en gyldig og lovlig faktura skal du minimum medtage følgende informationer:

• Fakturanummer: Et unikt nummer, der identificerer netop denne faktura. Numreringen bør være konsekvent og løbende. Et systematisk nummereringssystem (f.eks. år/løbenummer) anbefales.
• Udstedelsesdato: Datoen, hvor fakturaen udstedes.
• Forfaldsdato: Den dato, hvor betalingen forventes modtaget. Husk at angive en rimelig betalingsfrist.
• Sælgers oplysninger:
  • Virksomhedsnavn: Det fulde navn på din virksomhed.
  • CVR-nummer: Dit Centrale Virksomhedsregister nummer.
  • Adresse: Din fulde adresse, herunder postnummer og by.
• Købers oplysninger:
  • Navn: Modtagerens navn eller virksomhedsnavn.
  • Adresse: Modtagerens fulde adresse, herunder postnummer og by. Hvis det er en virksomhed, er CVR-nummeret en fordel.
• Detaljeret vare- og ydelsesspecifikation: En klar og præcis beskrivelse af hver enkelt vare eller ydelse. For hver post skal du angive:
  • Antal: Antallet af enheder eller mængden af ydelsen.
  • Enhedspris (ekskl. moms): Prisen pr. enhed eksklusive moms.
  • Leveringsdato (hvis relevant): Angiv leveringsdatoen, hvis den adskiller sig fra faktureringsdatoen.

Optimér din faktura for hurtigere betaling:

Udover de obligatoriske felter er der en række tilføjelser, der kan optimere din faktura og forbedre betalingsprocessen:

• Reference: Et reference-nummer, der kan hjælpe med at spore fakturaen og matche den med den korrekte betaling.
• Momsbeløb: Det beregnede momsbeløb. Angiv også momssatsen.
• Totalbeløb (inkl. moms): Det samlede beløb, der skal betales.
• Betalingsmetode: Angiv foretrukne betalingsmetoder (f.eks. bankoverførsel, MobilePay). Angiv eventuelt kontonummer og SWIFT-kode.
• Firmanavn og logo: Et professionelt udseende styrker din virksomheds image.
• Betalingsbetingelser: Giv en klar og tydelig angivelse af betalingsbetingelserne, f.eks. “Netto 14 dage”.
• Kontaktinformation: Angiv telefonnummer og e-mail adresse, så kunden kan kontakte dig ved spørgsmål.

Konklusion:

En veldesignet og komplet faktura er et uvurderligt redskab for din virksomhed. Ved at følge ovenstående retningslinjer sikrer du en effektiv betalingsproces og opbygger et professionelt image overfor dine kunder. Husk, at selv små detaljer kan have stor betydning for din virksomheds succes.